Sie sind eigentlich absolute No-Brainer, aber manchmal hilft es, sie explizit zu machen:
- 10 Minuten Abstand zum vorherigen Meeting
Damit jeder die Möglichkeit hat, pünktlich zu erscheinen. Die Personen vor Ort müssen Räume wechseln, brauchen einen Kaffee oder ein Klo und die Onliner freuen sich auch mal die Beine zu vertreten oder haben die gleichen Bedürfnisse. Back-an-back Meetings sind für mich einfach die Pest der heutigen Zeit. Wenn der Tag nicht genug Stunden für die Meetings und diese 10 Minuten Pausen hat, gibt es schlichtweg keine Prioritäten. Das ist auch nicht nur virtuell so, sondern war vor Ort schon nervig. - Klare Rollen & Verantwortlichkeiten
Moderator: erscheint 5 Min. vor dem Meeting und sorgt dafür, dass die Technik läuft. Alles andere ist eine Zeitverschwendung. Nebenbei dieser einen Zusatzaufgabe gelten natürlich die normalen Moderationsaufgaben (Zielsetzung, Agenda rechtzeitig zur Verfügung stellen, …)
Mentor für die „Virtuellen“: behält ein sorgsames Auge auf die virtuell zugeschalteten Personen. Meldet sich vertretungsweise für diese und lädt sie zum Sprechen ein. Die „Virtuellen“ gehen sonst schnell unter, wenn die Diskussion vor Ort heißer wird. Achtet auch auf den Chat und fragt immer mal wieder nach, ob alles klar ist. - Kamera an
Ohne Worte! Es sitzt ja auch keiner im Meeting vor Ort und zieht sich ne Tüte über den Kopf. Virtuelle Hintergründe gibt es jetzt überall, der Wäscheständer oder die Privatsphäre keine Gründe sind, die Kamera auszulassen. - Hand heben für Wortmeldungen
Das gilt auch für die Personen vor Ort! Da merkt man erstmal, wie oft man sich vor Ort ins Wort fällt und unterbricht. Virtuell sind mehre Stimmen gleichzeitig sehr schwer zu erkennen. Hand heben sorgt dafür, dass wir einander ausreden lassen und Raum geben. - Kommunizieren
Kommuniziert direkt zum Start oder mind. im Chat, wenn es sein kann, dass ihr kurz das Meeting verlasst, die Kamera ausmacht oder doch kurz ein Telefonat entgegen nehmen müsst, weil es gerade irgendwo brennt. - All-in
Kein Nebenbei Arbeiten, Mails Checken, Getuschel im Chat oder sonst etwas. Du bist im Meeting all-in.