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Personal Kanban

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Personal Kanban ist ein Methode, um Aufgaben, Projekte und Termine zu visualisieren und damit sich und seinen Arbeitsalltag zu organisieren. Es ist aus dem Optimierungsgedanken des „Lean Manufacturing“ von Toyota hervorgegangen.

Personal Kanban basiert auf zwei Grundsätzen:

  1. der Visualisierung von Arbeit/Aufgaben
  2. Limitierung der parallelen Arbeit („Work in Progress“).

Das sogenannte Kanban-Board ermöglicht eine Übersicht über den Status der anfallenden, anstehenden und erledigten Aufgaben.

Indem die Menge an parallelen Aufgaben begrenzt wird, werden Engpässe vermieden. Es können also nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben „in progress“ sein. Was total Sinn macht, da keiner an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten kann. Es sollte (im persönlichen Bereich) immer nur eine Aufgabe gerade in Bearbeitung sein. Wenn nicht an der Aufgabe gearbeitet wird, wird sie in einen anderen Arbeitsstatus versetzt.

Das einfachste Kanban Board sieht wie folgt aus:

to doin progressdone
Diese Spalte stellt den Aufgabenspeicher dar. Dort werden ausstehende Aufgaben gesammelt, die noch nicht begonnen wurdenDie Spalte in der Mitte ist das „In Progress“ (deutsch: „in Bearbeitung“). Dort wandern die Aufgaben aus der „ToDo“ Spalte, sobald sie bearbeitet werden. Die letzte Spalte ist das „Done“ (deutsch „erledigt“). Aufgaben die erledigt wurden, wandern von der Spalte „In Progress“ in die Spalte „Done“. Die Aufgaben wandern also im Laufe ihrer Bearbeitung von ganz links nach ganz rechts.
Beispiel eines Personal Kanban Boards

Im Scrum gibt es noch weitere Stati und eigentlich kann man jeden Workflow darin abbilden. Mein persönliches Kanban Board stelle ich euch hier kurz vor:

  • To do = alles, was ich mal machen will, soll, kann, muss. Hier ist der Umfang teilweise noch gar nicht klar und mir fehlen oft Informationen
  • Ready = Aufgaben, bei denen ich alle notwendigen Infos habe, um loslegen zu können
  • In Progress = da arbeite ich jetzt gerade dran
  • Pending external = hier warte ich auf Feedback und kann gerade nicht weiterarbeiten
  • Done = selbsterklärend, das sind die erledigten Aufgaben.

Neben diesen Stati haben meine Aufgaben noch weitere Merkmale wie

  • Priorität = hoch, mittel und niedrig
  • Kategorien = Content, Business, Produkt, Kunde, …
  • und natürlich das Fälligkeitsdatum.

Ich kann nach allem sortieren und habe so viele verschiedene Blickwinkel auf meine Aufgaben, die alle nur einmal im System notiert sind.

Ich organisiere mich auf diese Weise in meinem Angestelltendasein über JIRA und in meiner Selbstständigkeit über Notion. Dieses Board ist meine wichtigste Arbeitsgrundlage und das auch schon über viele Jahre. Ich habe nämlich keinen Bock, jeden Tag eine neue Seite meines College-Blocks zu beschreiben. Im digitalen ergänze ich Aufgaben, sortiere um, verändere die Stati und habe immer einen wunderbaren Überblick.

Natürlich kannst du das auch analog nachbauen, auf einem Whiteboard oder an einer Wand und die Aufgaben auf Post-Its schreiben, die du dann jedes Mal in die passende Spalte klebst. Dann hast du aber nur diese eine Sicht auf die Aufgaben.